Uw WBSO-aanvraag 2026 is goedgekeurd, wat nu?

Elk jaar verlagen ongeveer 20.000 ondernemers hun kosten met de WBSO. Veel meer ondernemers dienen echter een aanvraag in maar realiseren geen kostenbesparing door omslachtige urenregistratie en onjuiste aanlevering van technische documentatie. In dit artikel belichten we enkele uitdagingen die aanvragers kunnen ondervinden bij het bijhouden van urenregistratie en het indienen van hun jaareindberekening voor de WBSO.

Wat is de WBSO?

De (Wet Bevordering Speur en Ontwikkelingswerk) WBSO (S&O-afdrachtvermindering) is een Nederlandse belastingregeling van de (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland) RVO Nederland, die jaarlijks 20.000 bedrijven helpt door compensatie te bieden voor een deel van uw speur- en ontwikkelingswerk (S&O) (TRL 2-4) loonkosten, overige kosten en uitgaven. In de praktijk verlaagt de regeling uw loonbelastingdruk. Elk jaar wijst de Nederlandse overheid het WBSO-budget toe als onderdeel van het Belastingplan. Voor 2026 bedraagt het WBSO-budget € 1,817 miljard. De meeste aanvragen kunnen binnen 3 maanden een reactie verwachten.

U heeft de WBSO ontvangen, wat nu?

De RVO heeft uw WBSO-aanvraag goedgekeurd. Gefeliciteerd! U kunt al beginnen met het opgeven van een schatting van de gewerkte uren (en eventuele kosten en uitgaven).

Volg deze stappen om te controleren of de schatting klopt:

In uw eigen administratie registreert u per persoon, per project, per dag welke uren (en eventueel ook kosten en uitgaven) aan S&O zijn besteed.
U bewaart software commits of documenten zoals rapporten, tekeningen of onderzoeksresultaten om de voortgang van uw S&O-project aan te tonen.
U ontvangt uw financiële voordeel door de WBSO op te nemen in uw loonbelasting- of inkomstenbelastingaangifte. Zorg ervoor dat u het volledige voordeel benut om de WBSO maximaal te benutten.

Administratieve Verplichtingen

De RVO biedt de volgende checklist om ervoor te zorgen dat aanvragers voldoen aan de administratieve verplichtingen van de WBSO:

U houdt een goede administratie bij
U moet uiterlijk 31 maart 2026 rapporteren hoeveel uren u aan S&O heeft besteed
U houdt een administratie bij van de gemaakte werkelijke kosten en uitgaven, uiterlijk 31 maart 2026
U verstrekt de burgerservicenummers (bsn's) van de werknemers die S&O-werkzaamheden hebben verricht
U moet uiterlijk 31 maart 2026 de bestede S&O-uren rapporteren als dit aantal minder dan 500 uur is

Hoe ziet goede urenregistratie voor de WBSO eruit?

Voor elk project bieden goede S&O-administratie duidelijk en eenvoudig inzicht in de aard, inhoud, voortgang (projectadministratie) en omvang (urenstaat) van de uitgevoerde S&O-activiteiten.

Urenstaat: Uw tijdregistratie moet bijhouden op welke dagen en hoeveel uren per dag een bepaald personeelslid aan S&O heeft besteed, evenals het betrokken project.
Projectadministratie: De activiteiten die u uitvoert moeten in overeenstemming zijn met de door RVO goedgekeurde projecten. De projectadministratie kan bestaan uit verschillende documenten zoals vergaderdocumenten en rapporten, tekeningen, correspondentie, foto's van prototypes, testresultaten, meetrapporten, berekeningen, enzovoort.
Jaareindberekening: Voor elk S&O-project biedt dit overzicht inzicht in de gemaakte kosten en uitgaven evenals de gerelateerde betalingen.

Hoe houdt u goede S&O-administratie bij voor de WBSO?

Begin met het bijhouden van de S&O-administratie vanaf het begin van een project, ook als u nog geen S&O-verklaring heeft ontvangen.
Zorg ervoor dat uw S&O-administratie minimaal voldoet aan de wettelijke vereisten.
Bewaar documenten voor elk S&O-project op een duidelijke en gestructureerde manier.
Zorg ervoor dat alle documenten van een datum en auteur zijn voorzien.
Maak regelmatig korte samenvattingen.
Bewaar alle documenten die uit elke fase van het project voortkomen.
Zorg ervoor dat u uw S&O-uren binnen 10 werkdagen registreert.
Zorg ervoor dat de projectadministratie binnen 2 maanden na het einde van elk kwartaal is voltooid.
De administratie van kosten en uitgaven moet volledig zijn bijgewerkt en voltooid op het moment dat u uw verklaring indient.
Bewaar uw S&O-administratie minimaal 7 jaar.

Hoe kan Manna helpen met WBSO-compliance verzoeken?

De compliance-tool van Manna is ontwikkeld met de volgende pijnpuntoplossingen in gedachten:

| Pijnpunt | Manna Oplossing | |---|---| | De administratieve gegevens zijn onvolledig, onvolmaakt of niet aanwezig. | Manna maakt gebruik van haar interne team van experts gekoppeld aan geautomatiseerde herinneringen om tijdige en juiste administratieve gegevens te garanderen. | | Registraties van S&O-uren/werkelijke kosten worden niet per persoon, per dag en per project bijgehouden. | De automatiseringstool van Manna maakt individuele compliance-bijhouding mogelijk in overeenstemming met de aanbevelingen van RVO. | | Het uitgevoerde werk is niet in overeenstemming met de door RVO goedgekeurde projecten. | Manna heeft human-in-the-loop om auditrisico's te verminderen. Als blijkt dat er nieuw S&O plaatsvindt, wordt een update van de WBSO aangevraagd. | | Het bijhouden van S&O-deliverables op verschillende softwareplatforms | Manna integreert met Gitlab, Jira en andere software-/productiviteitstools om ervoor te zorgen dat uw deliverables kunnen worden gevolgd op één centraal platform. | | Het bijhouden van S&O-deliverables is tijds-/resource-inefficiënt | De compliance-tool van Manna is gevalideerd met ons huidige klantenbestand. Wat vroeger uren kostte, duurt nu minuten. |

Conclusie

Wilt u zelf ervaren hoe Manna werkt? Plan dan een gratis demo en ontdek hoe u in minder dan 4 uur een professionele WBSO-aanvraag kunt indienen. Laten we eerlijk zijn: uw tijd is te waardevol om te verspillen aan ingewikkeld papierwerk. Laat AI het zware werk doen, zodat u zich kunt concentreren op waar u goed in bent—het bouwen van innovatieve software.

U kunt contact met ons opnemen voor meer informatie of gebruik onze matching tool om andere financieringsmogelijkheden te ontdekken.